پروفرما اینویس چیست؟
Proforma Invoice سندی است که فروشنده قبل از صدور فاکتور نهایی برای خریدار صادر می‌کند. این سند شرایط پیشنهادی معامله را نشان می‌دهد، اما معمولاً به‌تنهایی سند قطعی فروش یا مطالبه وجه محسوب نمی‌شود.
در خرید خارجی، اطلاعات پروفرما برای بررسی امکان واردات، انتخاب روش پرداخت، برنامه‌ریزی حمل و آماده‌سازی مدارک گمرکی اهمیت دارد.
پروفرما باید چه اطلاعاتی داشته باشد؟
- نام، نشانی و اطلاعات تماس فروشنده و خریدار
- شماره و تاریخ صدور و مدت اعتبار پیشنهاد
- شرح دقیق کالا، مدل، مشخصات فنی و کد کالا در صورت وجود
- تعداد، قیمت واحد، قیمت کل و نوع ارز
- کشور سازنده و کشور مبدا کالا
- وزن خالص و ناخالص، تعداد و نوع بسته‌ها و ابعاد تقریبی
- شرایط تحویل یا Incoterms مانند EXW، FOB و CIF
- روش و زمان پرداخت، زمان آماده‌سازی و شیوه حمل پیشنهادی
تفاوت پروفرما با Commercial Invoice
پروفرما پیش از قطعی‌شدن معامله صادر می‌شود و ماهیت پیشنهادی دارد. Commercial Invoice یا فاکتور تجاری پس از نهایی‌شدن فروش صادر می‌شود و مبلغ واقعی معامله و کالای ارسال‌شده را نشان می‌دهد.
اطلاعات این دو سند باید هماهنگ باشد. اختلاف در شرح کالا، تعداد، ارزش، وزن یا مشخصات طرفین می‌تواند در پرداخت، حمل یا ترخیص مشکل ایجاد کند.
چرا پروفرما قبل از حمل باید کنترل شود؟
- بررسی امکان حمل و محدودیت‌های کالای درج‌شده
- برآورد وزن حجمی و انتخاب حمل هوایی یا دریایی
- کنترل ارزش، تعرفه احتمالی و مجوزهای موردنیاز
- هماهنگ‌کردن اطلاعات پروفرما با پکینگ‌لیست و اسناد حمل
- کاهش احتمال اصلاح اسناد پس از تحویل کالا به شرکت حمل
اشتباهات رایج در پیش‌فاکتور
شرح کلی و مبهم کالا، ثبت‌نکردن مدل یا کاربرد، نبود وزن و ابعاد، مشخص‌نبودن شرایط تحویل و مغایرت نام شرکت‌ها از خطاهای رایج هستند. پیش از پرداخت یا تحویل بار، نسخه نهایی باید توسط خریدار و کارشناس حمل بررسی شود.