پروفرما اینویس چیست

پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟

پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که قبل سفارش نهایی کالا توسط فروشنده برای خریدار صادر می شود . این سند شامل نام و آدرس فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما و مبدا کالا می باشد.

شرکت‌های طرف قرارداد در مورد شرایطی مانند قیمت، تخفیف‌ها و تاریخ تحویل مذاکره می ‌کنند. فروشنده پیش از تولید کالا یا ارائه خدمات مورد نظر ، پروفرما اینویس یا پیش فاکتور را برای خریدار ارسال می کند و منتظر تایید می ماند. در صورت مورد تایید قرار گرفتن موارد مندرج درپروفرما، خریدار به فروشنده اعلام می کند تا فاکتور فروش یا اینویس را صادر کند. خریدار بعد از دریافت فاکتور فروش می بایست مبلغی بعنوان بیعانه به فروشنده بپردازد تا فرآیند تولید محصول و ارائه خدمات آغاز شود.

 

پروفرما به انگلیسی

پروفرما به انگلیسی proforma و پروفرما اینویس proforma invoice نوشته می شود. پیش فاکتور به انگلیسی معمولا invoice استفاده می شود.

 

تفاوت پروفرما و پروفرما اینویس

پروفرما یا proforma در اقع یک سند موقت است و هیچ فرقی با پروفرما اینویس ندارد.

 

تفاوت اینویس با پروفرما اینویس

مهم‌ترین تفاوت اینویس با پروفرما اینویس در این است که، پروفرما اینویس یک سند موقت است و بعنوان گواهی تعهد برای فروش یک محصول یا خدمات صادر می شود. در حالی که اینویس یا فاکتور یک سند رسمی است که قابلیت پیگیری دارد و جهت ارائه اطلاعات اولیه بین طرفین معامله صادر می‌شود. پرداخت مبلغ خرید با توجه به رقم درج شده در invoice انجام می‌شود.

 

از دیگر تفاوت های بین این دو سند می توان این مورد اشاره کرد که اینویس شامل نحوه پرداخت، تاریخ سررسید پرداخت و سایر شرایط پرداخت است.اما پروفرما فقط شامل کل مبلغ است و از خریدار درخواست پرداخت نمی کند.
فاکتور یک سند مهم حسابرسی در شرکت هاست اما پروفرما هیچ نقشی در حسابرسی ندارد. اینویس به پیش فاکتور تبدیل نمی شود اما پروفرما به اینویس تبدیل می گردد. شماره فاکتور برای اینویس ضروری است اما برای پیش فاکتور اینطور نیست.

 

یکی از خدمات و سرویس های ویژه ما برای واردات کالا، سرویس پست اکسپرس بین الملل است که توسط نماینده رسمی شرکت پست سریع EDL انجام می شود.

 

نحوه صدور پیش فاکتور

برگه پیش فاکتور یا پروفرما اولین مرحله از مراحل انجام معامله بین المللی است. از پروفرما در مراحل مختلف واردات کالا مانند ثبت سفارش، گشایش اعتبار و ترخیص کالا از گمرک استفاده می شود.

برای صدور پیش فاکتور نیازی به دریافت مجوز نیست کافیست با ذکر شرایط مورد نظر خود از معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی از فروشنده کالا بخواهید تا سندی با اطلاعات دقیق از شرایط طرفین و کالاهای خریداری شده تنظیم و ثبت نماید.

نمونه پروفرما اینویس

پیش فاکتور یا پروفرما شامل موارد زیر است:

عنوان سند پیش فاکتور
تاریخ صدور فاکتور و تاریخ انقضا اعتبار پروفرما
نام و نشانی فروشنده
نام و آدرس خریدار و آدرس حمل و نقل
شرح محصول یا خدمات
برآورد قیمت کالا یا خدمات
وزن و ابعاد محصولات
تخفیف در صورت امکان
روش حمل و نقل کالا
تاریخ تخمینی حمل
زمان تحویل مورد انتظار
مبلغ کل پرداخت با در نظر گرفتن مالیات
روش پرداخت
کشور سازنده کالا origin
تاریخ اعتبار پروفرما validity

برای دانلود انواع نمونه proforma invoice یا فرم پروفرما به لینک های دانلود زیر مراجعه کنید
لازم به ذکر است که گاهی اوقات پروفرما اینویس به صورت سلیقه ای و نه به طور استاندارد تنظیم می شود. اما در این بخش ما بهترین پروفرما اینویس را که به صورت استاندارد تکمیل شده است را برای دانلود شما قرار دادیم.
*هیچکدام از فایل ها لوگو و واترمارک ندارد*

دانلود فایل ورد پروفرما اینویس تکمیل شده

دانلود فایل اکسل پروفرما اینویس یا پیش فاکتور

دانلود فایل PDF پیش فاکتور یا پروفرما

دانلود فایل ورد پروفرما خام انگلیسی

آموزش تنظیم پروفرما اینویس

با توجه به اینکه صدور فاکتور بر طبق اطلاعات موجود در پروفرما انجام می گیرد، لذا اطلاع داشتن از اصطلاحات پروفرما بسیار مهم است. توصیه می شود جهت تهیه و تنظیم پروفرما با مشاوران و متخصصین شرکت EDL اکسپرس تماس بگیرید.

 

پروفرما یا اینویس چه زمانی صادر می شود؟

پیش فاکتور یا پروفرما اینویس زمانی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده اما به دلیل عدم تایید جزئیات نهایی معامله توسط خریدار، نمی تواند فاکتور رسمی صادر کند. پیش فاکتور می تواند کمک کند تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده دارد.

 

اطلاعات مندرج در اینویس

شماره و تاریخ صدور پروفرما توسط فروشنده
نام و نشانی کامل خریدار و فروشنده
مشخصات کامل کالا شرح کیفی و کمی و تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص و درج شماره تعرفه گمرکی کالا
مبلغ پروفرما با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا ،هزینه بسته بندی بار، ابعاد و قیمت حمل کالا
نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
مبدا و مقصد نهایی کالا ( کشور و شهر و بندر)
زمان تحویل کالا و تعیین تکلیف راجع به حمل به دفعات PARTIAL SHIPMENT
وسیله حمل کالا و تعیین تکلیف انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر TRANSHIPMENT
نحوه پرداخت وجه کالا از طریق حواله ارز،برات،اعتبار اسنادی TERMS OF PAYMENT
مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا یا توضیح در مورد محدوده زمانی و موضوع بازرسی کالا در مبدا حمل و تعیین تکلیف در مورد هزینه
کشور سازنده محصول COUNTRY OF ORIGIN
مهلت اعتبار پروفرما VALIDITY OF PROFORMA
آموزش و یا خدمات پس از فروش
توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
اسناد مورد درخواست خریدار و گواهی های لازم مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا

 

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

معمولا در تجارت بین المللی و واردات کالا از پروفرما یا پیش فاکتور استفاده می شود. خریدار کالاهای خارجی یا وارد کننده کالا از این سند جهت دریافت مجوزهای لازم تجارت خود بهره می گیرند. در اکثر کشورها، وارد کنندگان کالا باید قبل از هر اقدامی اقدام به تهیه پروفرما نمایند تا برای خرید از کشورهای خارجی، مجوزهای لازم را دریافت کنند.

یکی دیگر از کاربردهای پروفرما دریافت ارز خارجی یا تخصصی ارز است. با توجه به نوسانات نرخ ارز، استفاده از ارزهای دولتی یا امتیازات قابل ارائه توسط دولت، برای یک تجارت پرسود بسیار اهمیت دارد. بنابراین با استفاده از سند پیش فاکتور می توانید از امتیازات مذکور در زمینه تخصیص ارز استفاده کنید.

با توجه به ثبت اطلاعات مربوط به پرداخت های خریدار ، زمان پرداخت ها و نحوه انجام آن ها در پروفرما، خریدار می تواند از این برگه به عنوان سند ارزشمند از رسید پرداخت های خود به فروشنده استفاده نماید. در بعضی موارد از برگه های پیش فاکتور در مزایده قراردادهای صادراتی نیز استفاده می کنند.

فواید و مزایا پروفرما

اغلب کسانیکه قصد واردات کالا از چین به ایران را دارند باید از فروشنده ها پروفرما دریافت کنند. از مهمترین مزایای دریافت پروفرما برای خریدار این است که از قیمت کالا مطلع می شود و بر اساس آن تصمیم می گیرد.
نکته جالب این است که شما می توانید از شیپرهای متعددی پروفرما بگیرید و بعد قیمت ها را با هم مقایسه کنید و در نهایت با شیپری قرارداد ببندید که قیمت بهتری ارائه کرده است.البته دقت کنید که پروفرما فقط یک پیش فاکتور است و ممکن است تعداد و اعداد و ارقام آن بعد از نهایی شدن کالاها تغییر کند.
از دیگر فواید پیش فاکتور این است که شرکت های حمل بدون داشتن پروفرما و پکینگ لیست به شما قیمت نمی دهند. بنابراین داشتن این دو سند باعث می شود که بار شما توسط شرکت های حمل و نقل جدی گرفته شود.

 

دیگر فواید دریافت پروفرما

تخمین هزینه های مورد انتظار توسط فروشنده
مشخص شدن تاریخ تحویل سفارش
کاهش زمان معاملات
شفافیت معامله برای جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم
استفاده به عنوان رسید معتبر پرداخت خریدار به فروشنده
کاهش خطا و ایراد در اسناد ورادات
ایجاد فرصت مذاکره درباره شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی
جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا
تسهیل و سرعت گرفتن تجارت

اعتبار پروفرما چیست

اعتبار پروفرما همان تاریخ انقضای پیش فاکتور است که مطابق با نظر طرفین قرارداد تنظیم و ثبت می شود. طبق تاریخ ثبت شده در پروفرما، پیش فاکتور تا زمان مقرر اعتبار دارد و پس از گذشت تاریخ انقضا دیگر اعتبار مادی و معنوی ندارد و قابل استفاده نمی باشد.

 

شماره پروفرما چیست

شماره پیش فاکتور شامل مشخصات کیفی و کمی کالاها از قبیل قیمت، روش بسته بندی، تاریخ تولید و انقضا، تعهدات طرفین معامله و هزینه های مربوط به آن می شود که به نوعی به اعتبار پروفرماست که کاملا متغیر می باشد.
وارد کنندگان کالا با استفاده از شماره پروفرما قادر خواهند بود تا شرایط فروشنده را ارزیابی کنند و مجوزهای لازم را برای واردات کالا به کشور دریافت و هزینه واردات کالا را برآورد کنند. بنابراین با توجه به نوع قرارداد و توافق دو طرف می توان هر نوع اطلاعاتی به سند پروفرما اضافه یا از آن کم کرد.

 

دریافت مجوز از طریق پیش فاکتور

دقت کنید پیش از هرگونه اقدام جهت معامله ابتدا از طریق وزارت صنعت معدن تجارت، دریافت مجوز برای محصول را بررسی نمایید، زیرا ممکن است واردات محصول مورد نظر ممنوع باشد.

پس از تاییدیه وزارت صمت جهت ثبت سفارش با شرایط موجود در پیش فاکتور، به مرحله خرید کالا می رویم.

فرض کنید شما می خواهید اقدام به واردات چوب روسی کنید

ابتدا باید وارد کننده مورد نظرتان را پیدا کنید. سپس با توجه به میزان کالا از فروشنده درخواست پیش فاکتور کنید.در مرحله بعد تامین کننده شرایط مدنظرش را در پیش فاکتور برای شما ارسال می کند.

 

مراحل ثبت سفارش کالا و واردات کالا

پس از دریافت پیش فاکتور محصول از تامین کننده، آن را در وزارت صنعت معدن تجارت ثبت می کنیم تا برای محصول مورد نظر مجوز واردات دریافت کنیم. پس از بررسی درخواست ما توسط وزارت صمت در صورت تایید و ممنوع نبودن کالا مجوز ثبت سفارش صادر می گردد. پس از گذشتن از این مراحل میتوانیم با تامین کننده وارد معامله شویم و طبق شرایط پرداخت در پیش فاکتور اقدام به خرید محصول کنیم.
معمولا در پیش فاکتور برای خرید محصول ابتدا ۷۰ درصد مبلغ کل محصول از خریدار درخواست می شود. پس از فراهم شدن مقدمات حمل کالا مابقی ۳۰ درصد پرداخت می شود و بارنامه برای خریدار ارسال می گردد. سپس مراحل واردات کالا به کشور آغاز می شود. البته بعضی مواقع شرایط پروفرما اینویس به گونه ایست که در ابتدا باید ۱۰۰ درصد هزینه خرید محصول را پرداخت کنیم.

پس انجام کلیه مراحل بالا جهت حمل بار هوایی از چین و تجمیع کالا و در نهایت تحویل توسط سرویس درب به درب کالا می توانید به کارشناسان شرکت EDL اکسپرس تماس بگیرید تا بهترین و اقتصادی ترین روش را به شما پیشنهاد دهند.

تامین ارز پس از تایید پروفرما اینویس

پس از اخذ مجوز ثبت سفارش کالا می توانید با مراجعه به بانک و شعبه ارزی آن درخواست دریافت ارز کنید. بانک پس از ارسال درخواست شما به بانک مرکزی و دریافت تاییدیه از بانک مرکزی اقدام به تامین ارز برای شما می کند. برای اطلاعات بیشتر مقاله آموزشی روش های ارسال حواله ارزی به چین مطالعه کنید.

 

آیا فروشنده می تواند فاکتور پروفرما را لغو کند؟

بله می تواند زیرا پیش فاکتور ضرورت اجرایی ندارد. در واقع این سند یک درخواست معتبر و حقیقی برای پرداخت نیست و فقط جزئیات اولیه قرارداد را تعیین می‌کند.

وضعیت حقوقی پیش فاکتور چگونه است؟

محدوده و مدت زمان اعتبار پیش فاکتور متفاوت است. این سند معمولا بین یک تا سه ماه اعتبار دارد و پس از اتمام مدت اعتبار، باطل می شود.

آیا پرداخت پیش فاکتور ضروری است؟

خیر، هنگامی که فروشنده یک پیش فاکتور صادر می کند، نیازی به پرداخت نیست.

آیا می توانم تغییراتی در پیش فاکتور ایجاد کنم؟

بله، پیش فاکتور می تواند هر چند بار که لازم باشد تا زمان به توافق رسیدن خریدار و فروشنده تغییر کند.

جمع بندی نهایی

در پروفرما تمامی اطلاعات مربوط به پرداخت های خریدار، زمان پرداخت ها و نحوه انجام آن ها ثبت می شوند. خریدار می تواند از این برگه به عنوان سند مهمی برای واردات کالا استفاده کند. بهترین روش واردات کالا حمل و نقل هوایی بار به داخل کشور است. توجه داشته باشید که پیش فاکتور می بایست توسط مدیر امضا و مهر شود. پرداخت هزینه خرید کالا بعد از تبدیل پروفرما به فاکتور نهایی و بر طبق شرایط مندرج در پیش فاکتور و توافق طرفین انجام می پذیرد.

 

سئوالات متدوال درباره پروفرما

 

پروفرما چیست؟
پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که قبل سفارش نهایی کالا توسط فروشنده برای خریدار صادر می شود . این سند شامل نام و آدرس فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما و مبدا کالا می باشد.

تفاوت اینویس با پروفرما چیست؟
پروفرما اینویس یک سند موقت است و بعنوان گواهی تعهد برای فروش یک محصول یا خدمات صادر می شود. در حالی که اینویس یا فاکتور یک سند رسمی است که قابلیت پیگیری دارد و جهت ارائه اطلاعات اولیه بین طرفین معامله صادر می‌شود.

تامین ارز پس از تایید پروفرما چگونه است؟
پس از اخذ مجوز ثبت سفارش کالا می توانید با مراجعه به بانک و شعبه ارزی آن درخواست دریافت ارز کنید. بانک پس از ارسال درخواست شما به بانک مرکزی و دریافت تاییدیه از بانک مرکزی اقدام به تامین ارز برای شما می کند.

اعتبار پروفرما چیست؟

اعتبار پروفرما همان تاریخ انقضای پیش فاکتور است که مطابق با نظر طرفین قرارداد تنظیم و ثبت می شود. طبق تاریخ مندرج در پروفرما، پیش فاکتور تا زمان مقرر اعتبار دارد و پس از گذشت تاریخ انقضا دیگر اعتبار مادی و معنوی ندارد و قابل استفاده نمی باشد.

شماره پروفرما چیست؟

شماره پیش فاکتور شامل مشخصات کیفی و کمی کالاها از قبیل قیمت، روش بسته بندی، تاریخ تولید و انقضا، تعهدات طرفین معامله و هزینه های مربوط به آن می شود که به نوعی به اعتبار پروفرماست که کاملا متغیر می باشد.